إن عقد الإجتماعات المختلفة في أي مؤسسة ضروري ولا بد منه لأسباب معروفة ومنها مساعدتهاعلى تبادل الخبرات والتجارب بين العاملين، تقديم معلومات جديدة واضحة موثقة من مصادر أمينة للمسئولين وبصورة خاصة للعاملين عموماً من خلال الاجتماعات، إعطاء الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك إضافة الى وتكريس الاجتماعات لروح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة. و الاجتماعات غالبا تستهلك جزء كبير من أهم موارد المؤسسة اي: الوقت الكثير والمال الوفير. إذاً يجب إستثمار الإجتماعات بأكبر قدر ممكن من الفاعلية ولا طريق الى تفعيل ونجاح الإجتماعات إلا بتعزيز التخطيط لها والعمل الدؤوب لجعل ذلك التخطيط ناجحا قدر الإمكان فالتخطيط الفاشل للإجتماع يعني التخطيط لفشل الإجتماع وبالتالي إستنزاف أهم موارد المؤسسة دون التمكن من حصد غايات الإجتماع في سقف مقبول واقعي مقنع مشجع للمشاركين في الإجتماع من جهة وللمخططين له من جهة ثانية وبذلك تبدأ الإجتماعات تفقد بريقها وجذبيتها للحضور اوالمشاركة المجدية فيها.
قبل التفكير في عقد أي إجتماع يجب الإجابة على هذ السؤال :
