أهمية الإجتماع

Mariam Madboly 2016-04-14
Share
الإجتماع والتخطيط الناجح

وراء كلّ إجتماع ناجح تخطيط ناجح

إن عقد الإجتماعات المختلفة في أي مؤسسة ضروري ولا بد منه لأسباب معروفة  ومنها  مساعدتهاعلى تبادل الخبرات والتجارب بين العاملين، تقديم معلومات جديدة واضحة موثقة من مصادر أمينة للمسئولين وبصورة خاصة للعاملين عموماً من خلال الاجتماعات، إعطاء الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك إضافة الى وتكريس الاجتماعات لروح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة. و الاجتماعات غالبا تستهلك جزء كبير من أهم موارد المؤسسة اي: الوقت الكثير والمال الوفير. إذاً يجب إستثمار الإجتماعات بأكبر قدر ممكن من الفاعلية ولا طريق الى تفعيل ونجاح الإجتماعات إلا بتعزيز التخطيط لها والعمل الدؤوب لجعل ذلك التخطيط ناجحا قدر الإمكان فالتخطيط الفاشل للإجتماع يعني التخطيط لفشل الإجتماع وبالتالي إستنزاف أهم موارد المؤسسة دون التمكن من حصد غايات الإجتماع في سقف مقبول واقعي مقنع مشجع للمشاركين في الإجتماع من جهة وللمخططين له من جهة ثانية وبذلك تبدأ الإجتماعات تفقد بريقها وجذبيتها للحضور اوالمشاركة المجدية فيها.


مرحلة قبل عقد الإجتماع

قبل التفكير في عقد أي إجتماع يجب الإجابة على هذ السؤال :

  • هل هناك ضرورة ملحة لعقد الإجتماع أم ان الإجتماع يعقد كنمط معتاد عليه دون الحاجة القصوى إلى عقده في التوقيت الحالي؟ المثال على ذلك أن مجالس الإدارة في معظم الشركات في بلداننا ما زالت تعقد إجتماعات دورية دون تحديد أهداف واضحة لها وكعادة فقط.
  • يجب تحديد أهداف الإجتماع بشكل واضح و دقيق حيث يمكن قياس الأهداف مع النتائج في نهاية الإجتماع.
  • يجب أن يكون الهدف الأساسي من وراء عقد أي إجتماع يصنف ضمن قائمة الأسباب التالية:

  • نقل المعلومات أو النصيحة و توصيلهما.
  • بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات.
  • إصدار التعليمات المتعلقة بموضوع ما.
  • إصدار القرارات أو مباشرتها.
  • إستحداث أفكار مبتكرة.
  • تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.
  • يجب توضيح الغرض الأساسي من الإجتماع لكل الأطراف المعنية بالإجتماع أي رئيس الإجتماع و المشاركين.
  • يجب البحث عن الذين يشاركون في الإجتماع بطريقة بناءة و تشجيعهم و دعم مواقفهم بصفتك رئيساً للإجتماع.
  • تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.