أمور مهمة في كتابة بريد الكتروني رسمي

Souzan Ahmed 2016-04-20
Share
بريد الكتروني

 

هناك تعليمات وأمور يجب مراعاتها عند كتابة بريد الكتروني بصيغة رسمية إلى جهة عمل، فالشكل العام للبريد الاكتروني، وأسلوب الكتابة، وحتى عنوان الموضوع، جميعها تلعب دورًا هامًا في ردة فعل الجهة أو الشخص المُوجه له البريد الالكتروني.

 

أمور واجب مراعاتها في كتابة البريد الاكتروني:

أولاً: عنوان البريد الالكتروني يجب أن يكون مختصرًا و مُوضحًا لموضوع البريد الالكتروني. فيجب أن يفهم الشخص المُرسل إليه الموضوع، من العنوان بكلمات واضحة ومختصرة.

 

ثانيًا: اسم الشخص المرسل إليه البريد الاكتروني يجب أن يكون بشكل رسمي، مثل: الأستاذ/ ، السيدة/ ، وغيرها من الألقاب المناسبة.

 

ثالثًا: التحية شيء مهم جدًا في البريد الالكتروني، فيجب أن تكون بأسلوب جميل ومناسب، مثل: تحية طيبة وبعد،،،. و من الجميل أن تكون نهاية الخطاب تحية جميلة أيضًا أو أماني جميلة لعملائك، فالخاتمة شيء مهم ويفضل أن تتضمن تحية وتقدير، مثل: نتمنى لكم دوام التوفيق، شكرًا لحسن تعاونكم معنا... وغيرها من العبارت الطيبة.

 

رابعًا: شكل البريد الالكتروني يلعب دورًا في تقبل الشخص القارئ له، فإذا كان البريد الكتروني يميل للطول، فيفضل أن يتم تنسيقه على فقرات، وبذلك لا يُؤذي عين القارئ، و لا يفقد القارئ تركيزه أثناء القراءة.

 

خامسًا: يجب مراعاة قواعد اللغة المستخدمة في الكتابة، ومراعاة علامات الترقيم، واستخدمها بالشكل الصحيح.

 

سادسًا: إذا تضمن موضوع البريد الالكتروني طلب معين، فيجب كتابة كلمات محببة قبل كتابة الطلب مثل: لطفًا... فضلاً .. من فضلك... وغيرها..

 

سابعًا: عند ارفاق ملف أو صورة في البريد اللاكتروني، يجب التنويه إلى ذلك ضمن الموضوع بكتابة: نرفق لكم عرض بالخدمة المطلوبة، أو  تم ارفاق ملف تصميم الشعار المطلوب.

 

 ثامنًا: يمكنك التنويه إلى نقطة معينة في الموضوع عبر تنسيقها بخط عريض (Bold)، تلفت نظر القارئ. و من المهم جدًا عدم استخدام رموز مثل وجه ضاحك وغيره في مراسلات العمل.

 

تاسعًا: يفضل استخدام نوع الخط التقليدي في كتابة بريد الكتروني إلى جهة عمل أو مؤسسة. كما يفضل عدم كتابة أكثر من موضوع واحد في البريد الكتروني، حتى لا يتشتت القارئ، فبإمكانك ارسال بريد الكتروني آخر بموضوع آخر .

 

عاشرًا: يجب أن يتضمن البريد الاكتروني على توقيع الشركة، ويفضل تنسيق التوقيع بألوان هوية الشركة. و يجب أن يعمم التوقيع على جميع المراسلات دائمًا، وأن يتضمن التوقيع شعار الشركة، اسم الشركة وأرقام التواصل والبريد الالكتروني، وعنوان الموقع الالكتروني ويفضل أن يُربط مع مسار الموقع.

 

 

هذه أمور تترك انطباع جيد لدى الشخص القارئ لموضوع بريدك الالكتروني إن قمت بتطبيقها، وهي من الأمور الهامة جدًا في مخاطبات العمل.